Excesso de trabalho, rotina corrida e funcionários cada vez mais sobrecarregados.
A vida organizacional hoje não é fácil. As empresas estão cortando custos onde quer que possam, e isso significa menos funcionários e menos recursos.
Contudo, há mais trabalho do que nunca e, como resultado, as organizações precisam ser mais produtivas para se manterem competitivas e os colaboradores ficam cada vez mais sobrecarregados.
Uma razão pela qual eles estão tão ocupados é porque há muitos dados.
Na verdade, existem tantos dados que os funcionários de grandes organizações, por exemplo, precisam passar um tempo pesquisando para saber de fato quais são essenciais para o negócio.
Elimine esse tempo de pesquisa e você aumenta automaticamente a produtividade da empresa em 25%.
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Mas, é ainda pior que isso: os funcionários também estão menos motivados para trabalhar por causa das frustrações envolvidas em fazer seu trabalho.
Uma pesquisa feita com os funcionários da empresa britânica Teleware, mostrou que mais de um terço deles ficaram muito frustrados com o desperdício de tempo tentando resolver um problema com informações perdidas ou esquecidas.
Tenha sempre em mente que o tempo gasto na pesquisa de dados é o tempo que não pode ser usado para aplicar esses dados à solução de problemas, que é algo fundamental.
Acrescente essa frustração às duas horas por dia perdidas na busca de dados e terá uma situação em que a rotatividade de funcionários, as contas perdidas e as perdas financeiras se tornarão “inevitáveis”.
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Como esta situação aconteceu?
Os dados agora vêm de muitas fontes. Para conduzir seu trabalho, os funcionários precisam acessar bancos de dados, perfis de redes sociais, contas de e-mail, servidores, etc.
Quanto mais fontes, mais lugares os funcionários precisam pesquisar para rastrear os dados de seus projetos, apresentações, vendas, entre outras coisas.
Por exemplo, as equipes de vendas de uma empresa que vende produtos de tecnologia para grandes clientes precisarão acompanhar um grande número de detalhes para fazer vendas bem-sucedidas.
E-mails e documentação de clientes, arquivos de design e engenharia listando as especificidades técnicas dos produtos, documentos normativos que afetam a venda, e-mails ou documentos da Finanças que poderiam impactar o negócio, etc.
Isso poderia facilmente levar duas horas por dia, ou mais. Então, o que as empresas podem ou devem fazer a respeito disso?
Existem várias soluções, veja a principal.
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Consolidação para reduzir o desperdício e a complexidade da informação
Para garantir operações tranquilas, os procedimentos devem ser “uniformes”.
Isso significa implementar um método lógico e repetível de lidar com dados que não exigem personalização para cada instância.
Isso poderia incluir a padronização de ativos e procedimentos para o tratamento de dados – quais scripts usar, onde os novos dados serão armazenados – trazendo estrutura e lógica para o gerenciamento de dados.
A padronização de procedimentos envolve também a padronização do acesso, reunindo todas as fontes de dados em uma única rede ou transferindo dados para um repositório na nuvem.
A solução, portanto, pode vir de várias formas – e pode depender do tamanho ou da situação de uma organização.
Para pequenas empresas, scripts de pesquisa personalizados que analisam servidores, bancos de dados e contas de e-mail para dados relevantes podem ser a resposta;
para empresas envolvidas em negócios de alto nível e alta segurança, converter todos os dados em uma plataforma proprietária poderia funcionar melhor;
e para as empresas que podem pagar, os sistemas de diretório virtual de pesquisa inteligente baseados em IA podem ser sua solução.
Em vista disso, é necessário ver o que é melhor para a sua organização em específico.
Imagem: Carl Heyerdahl